DJ: Wypłata akredytywy jest ściśle uzależniona od zgodności dokumentów. Jakie są najczęstsze błędy w dokumentacji, które prowadzą do odmowy płatności, i jakich procedur warto pilnować?
WM: To prawda, akredytywa jest produktem bardzo sformalizowanym. Aby mieć pewność wypłaty, należy unikać błędów, które w ferworze walki o klienta mogą przydarzyć się każdemu, a bywają niezwykle kosztowne. To właśnie przez takie pomyłki rodzi się błędny osąd, że akredytywa jest skomplikowana i droga. Tymczasem dobrze wybrany bank, przygotowany zespół lub zewnętrzny specjalista sprawiają, że produkt staje się relatywnie tani w stosunku do ochrony, jaką daje, otwierając przed polską firmą nawet najbardziej egzotyczne rynki.
Podstawowym problemem jest niedokładne, a wręcz niechlujne przygotowanie dokumentów, co prowadzi do opóźnień, dodatkowych kosztów, a w skrajnych przypadkach do braku wypłaty. Kluczową zasadą musi być dbanie o zgodność z normami UCP 600, ponieważ banki działają wyłącznie na podstawie dokumentów, a nie faktycznego stanu towaru. Kolejny aspekt to źle dobrany Incoterms – błąd tutaj może utrudnić rozliczenie lub wręcz zagrozić całej transakcji.
Często zdarzają się też rozbieżności w danych między dokumentami – inna kwota w kontrakcie, inna na fakturze, literówka w adresie na liście przewozowym czy polisie ubezpieczeniowej. Dlatego zawsze powtarzam: wszystko zaczyna się od kontraktu. W euforii przy jego podpisywaniu zapominamy o szczegółach, a to tam powinny znaleźć się wszystkie warunki akredytywy, by nie było miejsca na późniejsze nieporozumienia.
Inne błędy to brak wymaganych świadectw, certyfikaty z nieaktualną datą, dokumenty niepodpisane lub opatrzone niewłaściwymi pieczęciami. Przykładem może być Białoruś, gdzie ważna pieczęć musi mieć kształt koła – inne są nieuznawane. Problemem bywa też niedotrzymanie terminów na dostarczenie dokumentów do banku, co wymusza kosztowną i czasochłonną modyfikację treści akredytywy. Podobnie działają opóźnienia w wysyłce towaru skutkujące rozbieżnością dat na dokumentach transportowych, takich jak CMR, konosament czy AWB, w stosunku do zapisów w akredytywie.
Należy też bardzo uważać na termin ważności samej akredytywy – jeśli jest zbyt krótki, bank importera odrzuci dokumenty. Można wtedy renegocjować warunki z kontrahentem, ale zazwyczaj wiąże się to z koniecznością zaproponowania mu upustów cenowych. Warto też pilnować jakości samych dokumentów transportowych: „ brudny” list przewozowy czy adnotacja o wadliwym stanie opakowania mogą zablokować wypłatę. Zdarza się nawet użycie niewłaściwego rodzaju dokumentu, jak zamiana „ Received for Shipment” na „ Shipped on Board”, co w transporcie oznacza zupełnie co innego.
Na koniec zostają w tym kontekście kwestie kwotowe – na przykład gdy kontrahent nie ma wystarczającego limitu w banku lub źle wyliczono koszt frachtu, przez co faktura opiewa na sumę wyższą niż pierwotnie zakładano w akredytywie. Po stwierdzeniu jakiejkolwiek niezgodności bank importera odmawia wypłaty i informuje o tym obie strony. Wypłata następuje wtedy zazwyczaj dopiero po zaakceptowaniu tych błędów przez importera, co stawia eksportera w trudnej pozycji negocjacyjnej.
Druga część rozmowy dotyczącej zabezpieczania transakcji w handlu międzynarodowym ukaże się w „ SMART Business” 2 / 2026. smart-magazine. pl
31