Telefon z informacją o kontroli Państwowej Inspekcji Pracy potrafi w kilka sekund zmienić spokojny poniedziałek w akcję pod hasłem „ gdzie jest dokumentacja?”. Problem w tym, że dokumentów nie powinno się szukać dopiero wtedy. Dobrze przygotowana firma nie musi bać się kontroli PIP. Powinna natomiast wiedzieć, co może zostać sprawdzone i kto w organizacji odpowiada za poszczególne obszary.
PIP sama wskazuje, że kontrola opiera się w dużej mierze na analizie dokumentacji papierowej i elektronicznej, ale inspektor może również przeprowadzać oględziny stanowisk pracy, żądać informacji i dokumentów oraz przesłuchiwać osoby wykonujące pracę. Kontrola nie musi być przy tym wcześniej zapowiedziana. Dlatego przygotowanie firmy warto potraktować jak przegląd techniczny.
Umowy – wszystkie, nie tylko umowy o pracę
Pierwszy krok to stworzenie mapy zatrudnienia. Nie wystarczy wiedzieć, ilu firma ma pracowników. Trzeba wiedzieć, ilu ludzi wykonuje pracę na podstawie: umów o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło, B2B, innych modeli współpracy. To szczególnie istotne po zmianach dotyczących uprawnień PIP. Firma powinna być w stanie w każdej chwili odpowiedzieć na pytanie, na jakiej podstawie prawnej pracuje każda osoba i dlaczego właśnie taki model został zastosowany. Jeżeli odpowiedź wymaga tygodnia szukania dokumentów, to jest sygnał ostrzegawczy.
Dokumentacja pracownicza
Akta osobowe i pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy powinny być prowadzone w sposób uporządkowany. PIP wskazuje również na obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy.
W praktyce warto sprawdzić, czy dokumenty są kompletne, aktualne i możliwe do szybkiego odnalezienia. Kontrola to zdecydowanie nie jest dobry moment na odkrycie, że dokument znajduje się „ gdzieś na komputerze byłej księgowej”.
Czas pracy
To obszar, w którym teoria i praktyka potrafią się mocno rozjechać. Firma może mieć prawidłowy regulamin, ale jeśli pracownicy regularnie pracują dłużej, a system nie odzwierciedla rzeczywistego czasu pracy, dokumentacja przestaje być tarczą. Niebezpieczna jest sytuacja, w której firma formalnie ma prawidłowe procedury, ale pracownicy funkcjonują według zupełnie innych zasad. W razie kontroli inspektor nie będzie analizował wyłącznie regulaminu. Będzie patrzył na rzeczywistość.
Wynagrodzenia i dodatki
Warto zweryfikować nie tylko wysokość wynagrodzeń, ale również sposób ich naliczania, dodatki, nadgodziny, premie i potrącenia. PIP wskazuje, że pracodawca powinien dysponować dokumentami,
smart-magazine. pl
47