na podstawie których wynagrodzenie zostało obliczone.
BHP – nie tylko segregator
BHP ma jedną specyficzną cechę: dokumentacja może być idealna, a stanowisko pracy już niekoniecznie. Dlatego przedsiębiorca powinien spojrzeć na firmę również oczami inspektora: czy stanowiska są bezpieczne, czy pracownicy mają wymagane szkolenia, czy badania są aktualne i czy rzeczywiste warunki pracy odpowiadają dokumentacji.
Cudzoziemcy
W przypadku zatrudniania cudzoziemców trzeba dodatkowo zweryfikować dokumentację dotyczącą legalności pobytu i pracy. Obowiązujące przepisy nakładają na podmiot powierzający pracę konkretne obowiązki w zakresie weryfikacji uprawnień cudzoziemca.
PIP sama zaleca uporządkowanie dokumentacji przed kontrolą, wskazując, że sprawny dostęp do dokumentów ułatwia i przyspiesza czynności kontrolne. Dobrze przeprowadzony audyt nie polega na znalezieniu dokumentu, który można pokazać inspektorowi. Chodzi o sprawdzenie, czy wszystkie elementy układanki do siebie pasują: umowa, dokumentacja, sposób organizacji pracy i faktyczne zachowanie firmy.
Warto też pamiętać, że po zakończeniu kontroli przedsiębiorca ma możliwość zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń protokołu – co do zasady w terminie 7 dni od przedstawienia protokołu. Kontrola PIP nie powinna być testem refleksu. Powinna być testem porządku. Jeżeli firma wie, co robi, dlaczego to robi i ma na to dokumenty, kontrola przestaje być wydarzeniem paraliżującym biznes.
Procedura na dzień kontroli
W firmie powinno być wiadomo, kto odbiera inspektora, kto odpowiada za HR, kto za BHP, kto za dokumentację oraz kto reprezentuje przedsiębiorcę. Nie chodzi o tworzenie „ sztabu kryzysowego PIP”. Chodzi o to, aby pierwsza reakcja nie brzmiała: „ Szef jest na urlopie, a osoba od kadr pracuje z Bali”.
Audyt przed kontrolą, nie po
Zuzanna Rosińska
Radca prawny w Kancelarii Czupajło Ciskowski & Partnerzy smart-magazine. pl
49