na brak otrzymania faktury. Jeśli dokument został poprawnie wysłany do KSeF, będzie dostępny od razu, niezależnie od tego, czy kontrahent go pobrał.
Wyzwania i pułapki
Dla biznesu ta zmiana to nie tylko ułatwienia. To również konieczność zmierzenia się z nowymi obowiązkami. Po pierwsze, systemy księgowe i ERP trzeba dostosować do nowych struktur. Po drugie, pracownicy muszą przejść szkolenia – zarówno księgowi, jak i osoby wprowadzające dokumenty. Po trzecie, firmy muszą opracować procedury na wypadek awarii, bo może się zdarzyć, że system chwilowo przestanie działać. Na takie sytuacje przewidziano tryb offline, ale jego stosowanie wymaga dodatkowych certyfikatów i odpowiedniego przygotowania.
Nie brakuje też drobnych, ale znaczących pułapek. Przykładowo, w KSeF można korzystać z załączników, ale wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, a nie plików PDF czy Excel. Aby w ogóle móc je przesyłać, trzeba złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego, a w razie nieprawidłowości ta możliwość może zostać nam odebrana. To poważne ryzyko dla firm, które opierają swoje procesy na dodatkowych danych w załącznikach, jak choćby branża telekomunikacyjna czy mediowa.
Nowością będzie również numer KSeF przypisany do każdej faktury. Od 2027 roku stanie się on kluczowy nie tylko przy raportowaniu VAT, lecz także przy płatnościach. Przy przelewie nie wystarczy już numer faktury z własnego systemu – konieczne będzie wskazanie numeru nadanego przez
KSeF albo tzw. identyfikatora zbiorczego, gdy płacimy za kilka faktur jednocześnie. To oznacza, że systemy finansowo-księgowe w firmach będą musiały być przebudowane tak, by przechowywać i obsługiwać te dodatkowe dane.
Szansa na nową jakość
Choć brzmi to jak lawina nowych zobowiązań, KSeF może być także impulsem do uporządkowania firmowych procesów. Centralizacja faktur eliminuje ryzyko zagubionych dokumentów i przyspiesza kontrolę obiegu. Automatyczne raportowanie do Ministerstwa Finansów może uprościć rozliczenia podatkowe i zminimalizować liczbę błędów. W dłuższej perspektywie to krok w stronę pełnej digitalizacji finansów, w której ręczne operacje staną się marginesem.
Czas działać teraz
Najważniejsze, by przedsiębiorcy nie ulegli złudzeniu, że „ jest jeszcze dużo czasu”. Owszem, obowiązek wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, ale przygotowanie firmy do pracy w KSeF to projekt, który wymaga miesięcy planowania i wdrożeń. Integracja systemów, testy, szkolenia pracowników – tego nie da się zrobić na ostatnią chwilę.
KSeF jest przesądzony. Przepisy zostały przyjęte, testy trwają, a biznes ma coraz mniej czasu, by się dostosować. Można czekać i ryzykować chaos w firmowej księgowości albo potraktować tę zmianę jako okazję do wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań, które dadzą przewagę na rynku.
Redakcja „ SMART Business”
smart-magazine. pl
19