przedłużeniem okresu przejściowego do początku 2027 roku dla mikrofirm osiągających obroty poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie. To oznacza, że zdecydowana większość podmiotów z sektora MŚP będzie musiała przygotować się na nowy sposób wystawiania i otrzymywania faktur – wyłącznie przez KSeF, ponieważ generowanie dokumentów poza tym systemem nie będzie możliwe.
– System KSeF wprowadza faktury ustrukturyzowane, oparte na formacie XML, zintegrowane z centralną bazą danych Ministerstwa Finansów. Każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny( XF ID), który będzie obowiązkowy także w tytułach przelewów bankowych. Dokumenty wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych – wyjaśnia Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.
Podkreśla przy tym, że skutki wdrożenia KSeF będą szczególnie odczuwalne dla małych firm:
– Największą barierą dla sektora MŚP może okazać się konieczność odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel. Dla wielu firm, które dotąd wystawiały faktury ręcznie i wysyłały je e-mailem, integracja z KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale i organizacyjna. Potrzebne będzie wdrożenie systemów księgowych zdolnych do komunikacji z KSeF, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem na przeszkolenie personelu – podkreśla ekspert NFG.
Obowiązki( nie) tylko dla B2B
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – tzw. faktury imienne – nie muszą ich rejestrować w systemie. Podobnie jest w przypadku sprzedaży rejestrowanej przy użyciu paragonów fiskalnych bez NIP – dokumenty te nie podlegają obowiązkowi raportowania w KSeF.
Jednak sytuacja zmienia się w momencie, gdy klient – nawet jako osoba fizyczna – poda swój NIP w celu wystawienia faktury. Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją przez system KSeF. Dotyczy to również paragonów z NIP-em, do których następnie wystawiana jest faktura.
– To rozróżnienie jest szczególnie istotne dla firm działających w modelach mieszanych, łączących sprzedaż B2C i B2B, jak na przykład gabinety lekarskie, zakłady fryzjerskie, usługi szkoleniowe czy branża beauty. W ich przypadku konieczne będzie wdrożenie procesów pozwalających na szybką identyfikację transakcji wymagających raportowania w KSeF oraz rozdzielenie dokumentów, które systemowi nie podlegają – zwraca uwagę Emanuel Nowak.
Szansa na poprawę płynności finansowej
Choć wiele mówi się o wymogach i trudnościach z tym związanych, eksperci zwracają uwagę na korzyści wynikające z centralizacji
smart-magazine. pl
27