momencie poczuł, że dodatkowa praca go przytłoczyła.
Zasugerowałem, żeby zatrudnił asystenta administracyjnego. Nie przedstawiłem jednak ram działania, aby zrobił to dobrze. Zatrudnił asystenta, a kilka miesięcy później wróciliśmy do rozmowy. – Nie rozumiem, dlaczego to taka wielka sprawa – powiedział.
Nie mogłem w to uwierzyć! W moim przypadku zatrudnienie asystentki zmieniło wszystko o sto osiemdziesiąt stopni, dzięki niej odzyskałem wiele dni. Wtedy do mnie dotarło: nie powiedziałem Pierre’ owi, jak współpracować z asystentem. – Pierre, czy twój asystent zarządza całą Twoją pocztą i całym kalendarzem? – Nie. W tym tkwi problem.
Asystenci administracyjni powinni zapewniać wsparcie w co najmniej dwóch obszarach, tak jak zaznaczyłem to na Drabinie Zastępstw. Po pierwsze, powinni systematycznie zarządzać Twoim kalendarzem. Po drugie, powinni samodzielnie prowadzić Twoją pocztę elektroniczną. Kiedy pomogłem Pierre’ owi zrozumieć te dwa kluczowe obowiązki, wszystko się zmieniło.
Jeśli masz już asystenta i coś nie działa, dopilnuj, aby zarządzał całym kalendarzem i całą pocztą elektroniczną. To pierwszy krok na drodze do dobrej współpracy.
Odpowiedzialność nr 1: kalendarz
Asystent administracyjny może zajmować się całą masą rzeczy, ale przede wszystkim powinien stać na straży Twojego kalendarza i poczty elektronicznej.
Nigdy nie powinieneś zaglądać do nich jako pierwszy. Ty ustalasz zasady, według których należy nimi zarządzać, a asystent to robi. To nic skomplikowanego.
W rozdziale 8. szczegółowo omówimy, jak stworzyć Tydzień Idealny – aby każdy moment Twojego dnia został zaplanowany. Na razie jednak określimy podstawowe wytyczne dla Twojego asystenta administracyjnego, żeby wiedział, kiedy będziesz w stanie zająć się poszczególnymi sprawami. Zacznij od tego:
Określ, kiedy jesteś „ w pracy”, a kiedy jesteś w domu. Ustal przedziały czasowe zarezerwowane na spotkania( wywiady do podcastów, rozmowy sprzedażowe, rozmowy z nowymi klientami, spotkania indywidualne itp.). Ustal przedziały czasowe zarezerwowane na intensywną pracę umysłową.
Kiedy ktoś zaprasza mnie do udzielenia wywiadu w podcaście, odsyłam ich do asystentki administracyjnej. Kiedy pojawia się ważne zebranie, nie dowiaduję się o tym natychmiast, chyba że jest to naprawdę pilne. Moja asystentka nie potrzebuje szczegółowych wytycznych, na kiedy przełożyć ważne spotkanie. Wie, że czas zarezerwowany na spotkania przypada we wtorki i czwartki między 13:00 a 16:00. Zna mój kalendarz lepiej niż ja. To ja pytam, na kiedy zaplanować coś niestandardowego. Asystentka sprawdza i informuje mnie o najlepszym dniu lub porze dnia na daną sprawę – i o to właśnie chodzi.
Nie ja zarządzam swoim kalendarzem, robi to asystentka. smart-magazine. pl
67