Wyobraź sobie, że ktoś inny będzie zajmował się każdą powtarzającą się prośbą, która trafia do Twojej skrzynki. Jakie to uczucie, kiedy każdym rachunkiem, każdą prośbą o zdjęcie lub spotkanie, każdym e-mailem z „ szybkim pytaniem” zajmie się ktoś inny, bez Twojego udziału? Nie myśl o powierzeniu asystentowi zarządzania skrzynką odbiorczą jako o utracie władzy, lecz raczej jako o odzyskaniu kontroli nad swoim czasem.
Odpowiedzialność nr 2: skrzynka odbiorcza
Czym jeszcze powinien zarządzać asystent administracyjny? Twoją skrzynką odbiorczą. Jeśli jesteś jak większość przedsiębiorców, z którymi pracuję, to raczej nie planujesz swojego dnia. Robi to Twoja skrzynka odbiorcza. Nie Ty decydujesz o priorytetach na dany dzień, lecz kolejny e-mail. Większość przedsiębiorców korzysta ze skrzynki odbiorczej tak, jakby to było narzędzie do zarządzania zadaniami, które ma przypominać, co jest ważne, co jest pilne i co należy zrobić w następnej kolejności.
Coś Ci zdradzę – skrzynka odbiorcza nie jest Twoim szefem. Skoro asystent administracyjny odpowiada za Twój kalendarz, niech stanie się także królem lub królową Twojej skrzynki odbiorczej.
Wprowadź następującą zasadę: nigdy, przenigdy nie wolno mi tknąć e-maila, który nie został najpierw przeczytany przez asystenta.
Wyobraź sobie, że ktoś inny będzie zajmował się każdą powtarzającą się prośbą, która trafia do Twojej skrzynki. Jakie to uczucie, kiedy każdym rachunkiem, każdą prośbą o zdjęcie lub spotkanie, każdym e-mailem z „ szybkim pytaniem” zajmie się ktoś inny, bez Twojego udziału?
Wiem, o czym teraz myślisz: „ Nie mogę oddać kontroli komuś innemu”. Rozumiem, chcesz mieć pewność, że e-maile trafią tam, gdzie powinny, klienci otrzymają odpowiedź, a Ciebie nie ominie żadna ważna informacja. Nie myśl o powierzeniu asystentowi zarządzania skrzynką odbiorczą jako o utracie władzy, lecz raczej jako o odzyskaniu kontroli nad swoim czasem.
E-mailowy GPS
Zanim przekażesz komuś dostęp do skrzynki, musisz mieć system, który ureguluje zarządzanie e-mailami według Twoich wytycznych, dzięki czemu każda sprawa będzie załatwiana szybko i prawidłowo. Ja
68 # 1 marzec 2025