posługuję się systemem o nazwie E-mailowy GPS, a oprócz mnie korzystają z niego dziesiątki moich klientów. Za pomocą tego rozwiązania sprawujemy nadzór bez konieczności czytania większości e-maili.
E-mailowy GPS to lista folderów( lub etykiet), które stworzyłem i które sprawdzają się niemal u każdego przedsiębiorcy i w każdej branży. Asystent administracyjny uzbrojony w te wytyczne może bez Twojego udziału zająć się 90 % e-maili dokładnie w taki sposób, w jaki sam byś to zrobił.
Poniżej przedstawiam zasady, według których działa E-mailowy GPS. Wiem, że wykrzyknik i cyfry słabo wyglądają, ale pełnią tu bardzo ważną funkcję. Wiele programów pocztowych( np. Gmail) układa etykiety w kolejności alfabetycznej. Dzięki dodaniu znaku wykrzyknika i kolejnych cyfr tak, jak to przedstawiam poniżej, Twój folder wyświetli się na górze.
Oto kilka etykiet w takiej kolejności, w jakiej znajdują się w mojej skrzynce odbiorczej:! Twoje imię i nazwisko: tu znajdziesz te nieliczne e-maile, na które tylko Ty możesz odpowiedzieć— najważniejsi klienci i większe zlecenia, wyjątkowe sytuacje, decyzje związane z dużymi pieniędzmi. Odpisać: asystent zastosuje tę etykietkę do każdej wiadomości, na którą jest w stanie odpisać, ale którą jeszcze nie zdążył się zająć. Sprawdzić: etykieta zarezerwowana dla e-maili, co do których asystent ma wątpliwości. Codziennie rano poświęcamy im z moją asystentką piętnaście minut: „ Dan, przyszła wiadomość od Emily. Zaprosiła Cię do udziału w konferencji.
Uważam, że warto się zgodzić”. Ja podejmuję ostateczną decyzję, czy będzie to zielone światło, czy czerwone. Odpisane: kiedy asystent odpisze na wiadomość, oznacza ją w ten sposób, a Ty otrzymujesz do niej dostęp i możesz się z nią zapoznać. Oczekiwanie: te wiadomości wymagają działania ze strony innych osób, dopiero wtedy będzie można się nimi zająć. Rachunki / sprawy finansowe: tu znajduje się wszystko, co ma związek z finansami. Newslettery: tutaj trafiają materiały, które chcesz przeczytać. Zajmiesz się nimi w swoim czasie, kiedy Ty o tym zdecydujesz.
Aby właściwie korzystać z E-mailowego GPS-a, sprawdź, czy wszystkie wiadomości e-mail trafiają do jednej skrzynki odbiorczej. Twój asystent, sprawdzając pocztę, zapisuje wiadomość we właściwym folderze, oznacza odpowiednią etykietką lub archiwizuje.
W efekcie odpowiedniego zarządzania w skrzynce odbiorczej nie powinno się nic znajdować( większość aplikacji do zarządzania pocztą elektroniczną pozwala archiwizować wiadomości, więc nie pojawiają się już w skrzynce odbiorczej, lecz są przechowywane na wypadek, gdyby trzeba było do nich wrócić).
Dzięki temu systemowi moja asystentka administracyjna samodzielnie obsługuje większość e-maili i nie musi mnie do tego angażować. Zazwyczaj odpisuje na wiadomości w ciągu kilku godzin. Klientom i partnerom nie przeszkadza, że otrzymują odpowiedź od niej, ponieważ opracowałem odpowiednią treść: smart-magazine. pl
69