TECHNOLOGIE W BIZNESIE mogą skuteczniej planować i wdrażać zmiany, koncentrując się na kluczowych procesach, które mają największy wpływ na osiągnięcie celów biznesowych.
Zidentyfikowanie i opisanie procesów według ustalonej formy oraz standardów zgodnych z metodą budowania diagramów BPMN to dopiero początek drogi. Budując opis stanu obecnego, powinniśmy już myśleć o kształcie docelowym procesu. Jest to istotne, by nie skupić się na tym, co jest, lecz wizualizować sekwencję zadań realizowaną przez nasz zespół w przyszłości. Narzędzia BPMN, choć są przydatne i potrafią samodzielnie zidentyfikować miejsca nieścisłości i luki w procesach, nie są odpowiedzią na wszelkie nurtujące nas pytania. Dobrą praktyką jest poddanie zobrazowanego stanu obecnego konstruktywnej krytyce, czasem nawet przez osoby, które nie brały udziału w jego tworzeniu, ale są zaznajomione i rozumieją dany proces. Dzięki temu, jesteśmy w stanie znaleźć miejsca bądź sekwencje, które należy zmienić, by usprawniane przez nas procesy były konkurencyjne i zgodne z wymaganiami.
Jako ilustrację podam wdrożenie, które prowadziliśmy dla jednego z banków, w którym czas realizacji określonego procesu( procedowanie wniosku i podjęcie decyzji) był kompletnie niekonkurencyjny w stosunku do ofert innych banków. Procedowanie wniosku w 10 dni, podczas gdy innym zajmowało to 4 godziny. Sytuacja wymagała kompletnego przemodelowania przepływów, punktów decyzyjnych i odpowiedzialności. Diagnoza stanu obecnego procesu( AS-IS) w formie diagramu flop chart( BPMN) wskazała liczne błędy logiczne, przerost formy nad treścią oraz kumulację odpowiedzialności w zbyt wąskim gronie decyzyjnym. Definiując docelowy kształt procesu, skorzystaliśmy z wiedzy eksperckiej, jak również zamkniętych modeli analitycznych AI, dzięki którym, zadając odpowiednie pytania, otrzymaliśmy informację o pożądanych czasach normatywnych, zgodnych ze standardem rynkowym.
Wybór systemów IT wspierających zmianę
Jak wspomniano wcześniej, tak fundamentalne zmiany transformacyjne należy wdrażać w formule działań projektowych. W tym kontekście narzędzia IT zaczynają odgrywać coraz większą rolę, decydując o tym, czy oprogramowanie, które posiadamy, będzie wspierać efektywne przeprowadzenie projektów, czy też skutecznie odciągać nasz zespół od celu realizacji, jakim jest szybkie i możliwie bezbolesne zakorzenienie nowych nawyków w firmie.
Podczas planowania wdrożenia zmiany i podjęcia decyzji o wykorzystaniu do tego nowoczesnych systemów IT, należy pamiętać, że wybór właściwego narzędzia ma bardzo istotne znaczenie. Z drugiej jednak strony samo wdrożenie narzędzia nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, jeśli zmiana nie zostanie przeprowadzona holistycznie, w sposób zaplanowany i w formie konsekwentnych działań. Obecnie, pragnąc wprowadzić firmę na ścieżkę szybkiego rozwoju, musimy działać symultanicznie, restrukturyzując jak najwięcej procesów, biorąc pod uwagę naszą optymalną przepustowość. Realizacja zbyt wielu działań jednocześnie powoduje równoczesne zwiększenie wysiłku i zmniejszenie ostatecznego skumulowanego efektu. Z definicji
80 # 1 marzec 2025